如何写好工作邮件

【工作邮件的用途

  工作邮件用途:简单而且重要的事项沟通

  日常工作中的沟通有三种形式:面谈(会议),电话邮件,并不是所有的事情都适合用邮件来沟通。

  复杂的事情不要通过邮件讨论,这要效率很低;有争议的事情不要在邮件中讨论,容易引起不必要的误会。

  简单而重要的事情马上发邮件;

  重要事情的安排、结论,一定要发邮件,备忘、备查、提醒参与者;

  复杂的事情,先开会,再邮件发会议记录;

  不重要的事情,不要发邮件,不要让人觉得你总是抓不住重点。

【工作邮件分类】

  工作邮件大致可分为以下四类:1、确认邮件;2、需求邮件;3、反馈邮件;4、通知邮件;5、会议邀请

  1、确认邮件——存证据

  口头、电话、会议交流的事情,邮件进行确认 这是一个好习惯,很多人不是很注意。

  比如刘杨,是一枚互联网产品经理,有一天他不巧在厕所遇到领导。

  领导说:我觉得上厕所的时候测一下尿的流速,这是个很好的产品点子哦,刘杨你去做个 APP 吧!

  刘杨心想,你他妈有病吧,但口头上还是夸领导:领导真是高啊!这个点子真棒!

  刘杨当这是个笑话就没管这个事,结果领导非常气愤,把他叫到办公室里蹂躏了一番……

  如果刘杨回到座位,马上写了一封确认邮件:领导,跟您确认一下,是不是真的要做测尿尿流速的 APP ?

  领导回复:其实是开玩笑的啦,别当真。

  这下皆大欢喜,不用做无用功了。但是,请注意但是,领导对刘杨的印象会好很多:这个孩子做事很靠谱!

  2、需求邮件——有细节

  部门内部、跨部门、夸公司,我们经常会给别人提出工作的需求,这个大家接触的都比较多了。

  需要强调的是:要把细节写清楚、量化出来,这样需求才精确,接需求的人知道怎么做,结果也不会太让你难受。

  比如,领导真的抽风让刘杨做测尿流速的 APP ……

  刘杨做好了产品原型,让UI设计师做一张产品的的背景图,没有明确尺寸、风格等细节。三天后发过来一个莫名其妙的东西,导致工期延误,刘杨就等死吧。

  3、反馈邮件——有反应

  这个是跟第2种,“需求邮件”对应的,收到别人的需求邮件后,应该尽快反馈。注意,反馈邮件最好是发两封:

  第一封:确认收到需求,并告知对方自己的计划安排

  第二封:反馈结果输出物,并对输出物做适当的说明

  比如刘杨的领导觉得尿尿流速 APP 非常值得做,于是发需求邮件给刘杨。

  刘杨接到后,马上写邮件给领导,以及研发、运营、UI设计等相关人员:

  1、本周五开会讨论该项目的可行性

  2、下周一编写产品需求文档

  3、………………

  结果周五开会一讨论,领导突然觉得自己很傻逼,这个事情就不用做了。

  4、通知邮件——广播站

  通知类型的邮件

  比如:《元旦放假通知》

  比如:《关于刘杨晋升为公司副总的通知》

  这种邮件不需要回复,也最好不要回复。

  因为通知邮件往往都是群发N多人的,你一回复就很可能造成大家在邮件里群聊,非常影响别人的工作。

  5、会议邀请

  会议邀请一般可以发专门的邮件,如果是使用foxmail这类客户端软件可以在发邮件之前选择“添加会议邀请”如下图所示:

        email1

  然后再在正文那里选择好会议时间和地点:

  email2

  这样收到邮件的人就会有一个提醒,方便收到邮件的人准时参与会议,如果没有时间参加会议的也可以回复拒绝会议邀请,方便会议组织者统筹。

  然后就是邮件标题要用“【会议邀请】”作为开头,正文里再写清楚:

【会议时间】XXXX-XX-XX (周X)1X:00(下午X点)

【会议地点】4楼(战场)

【会议内容】

1、XXXXXXX。

2、XXXXXX。

3、XXXXXX。

 

【工作邮件的结构】

  email3

  从邮件的结构看,有:1、发送地址;2、标题;3、抬头;4、正文;5、附件;6、恭祝语;7、签名档

  下面介绍每部分需要注意的要点:

  1、发送地址

  发送地址区,有收件人、抄送人、密送人三个部分。

  a)收件人

  收件人需要处理该邮件的人,或者是通知发布的对象。

  在这里注意不要一事二报,也就是一件事情不要同时申请两个领导批示;一件事情不要安排给两个人去做。

  这个也牵扯到做事情的方法上了:

  比如你明天想要请一天假,同时发给部门经理和总经理,请求批准。

  部门经理一看,我操,大领导在呢,我批不批啊,还是让大领导先发话吧,这厮是想在老总面前让我好看么?

  总经理一看,妈的,这种事情也要我批,想累死老子啊?

  结果谁都不鸟你,你这假算请了还是没请呢?

  b)抄送人

  放在抄送人里,只是让对方知会一下,他可以不回复。

  比如请假的例子,就应该主送自己的部门经理,抄送总经理。

  这样部门经理好处理,总经理还会感觉你是很规矩的人,动向都让他知道。

  另

  如果是跨部门,需要两个领导都确认的邮件,最好只请示自己的领导,跨部门的沟通让领导去协调。

  尽量不要做跨越自己部门范围请示的事情,因为你的命运主要把握在直接领导手里,别让他觉得你很难搞。

  c)密送人

  密送人其实很有用

  不方便让别人看到在收件人列表里出现的人,可以放在密送里;

  重要的、容易忘的邮件,密送给自己一份,可以方便管理查看;

  在发送通知类邮件时,不想让大家在邮件里群体回复,可以把发送对象的邮件地址列表放在密送人里。这样大家看到的收件人里只有自己,全部回复也不会打扰到其他人。

  2、标题

  标题是整个邮件的金字塔顶端,避免使用口语化的文字,会显得很不职业

  多次或者转发的邮件,标题上会被加上很多的 re:fw:re:re:re:re:

  而且这种邮件

  1、最好不要参与进去

  2、非要参与的话,把标题清理清理

  为什么不要参与,因为了这么多次的邮件肯定是已经靠邮件无法解决的问题了,不如开会讨论一下,节约大家的时间,不管是当面或电话会议都好。

  电话或会议之后不要忘了发一封讨论结果确认邮件。

  另

  如果需要每天发一次的邮件,比如日报、例行数据发送等,建议标题这么写: 12 月 28 日 关于 xxx 的 xxx

  用当日的日期开头,方便以后检索。

  3、抬头

  抬头也就是称呼,这里最好是按照公司文化写,有的公司文化领导就喜欢直呼名字,有的公司文化必须称呼 x 总,xx 总。

  我一般是这么处理: 单独写给领导的邮件直呼姓名或昵称;有第三人的时候称呼 x 总。单独写邮件,称呼 x 总,感觉对领导不够信任、不够亲切;有其他人的时候,不称呼 x 总,显得对领导不够尊重。

  尤其是在创业团队里,大家没什么级别概念,内部发邮件都称呼名字。但是在对外部公司写邮件的时候,一定要把级别表明出来,这样对合作有好处。

  否则外部公司的人可能会想:这特么什么破公司啊,找了一帮没级别的人跟我来谈合作,能靠谱吗?

  4、正文

  正文,首先要注意遵循金字塔原理,先说中心思想,再详细阐述细节。

  一行内容不要超过 15 个字,字体不要太小,不要太大,不要颜色怪异。

  一行字太多,有的人邮件查看是竖着的三栏,他看到的就是有很多行的文字,很可能就不仔细看了。

  建议用字号用小四(20号),字体用宋体,颜色用黑色,强调的关键词用红色,但红色不要用太多。

  p.s. 别人的名字不要用红色。

  多条内容,一定要用编号排列一下,显得你非常有条理,别人读的时候效率也高。

  总之,要把邮件当成是网页去设计,根据读者的体验去考虑文案和排版。

  另

  一封邮件说的事情不要太多,还是刚才说的道理,事情多了,就需要开会了。

  5、附件

  附件少的时候最好不要打包,这个跟产品设计非常类似,能在一级页面看的东西,用户一般不愿意到二级页面去看。

  附件不要太大,这个很好理解,有的公司网速很慢,你发大附件肯定有人会想要掐死你。

  附件多,必须打包的时候,一定要在邮件正文里做一下附件说明:附件中是 xx,请查收

  因附件较多,必须要打成压缩包发送的话,一定要在邮件正文里做一下附件说明,比如这样:

  压缩包中包括:

  1、xxxx 文档,是对 xxx 的说明

  2、xxxx 文档,是对 xxx 的说明

  3、xxxx 文档,是对 xxx 的说明

  讲一下每个附件是干什么的,方便收到邮件的人查看。

  6、恭祝语

  7、签名及其他信息

  恭祝语、签名及其他信息,这些都好理解,按公司的要求来就好,不多说了。

【撰写顺序】

  估计大多数人都是先写收件人,然后写标题,然后写正文,然后pia~发送了。

  这个流程在你很忙乱的时候很可能会出错,我们最好用一个容错率高的流程,像这样:

  标题——>正文——>附件——>收件人

  先写标题,这是整个邮件金字塔的塔尖,先写出来,不跑题 。同时也防止标题遗漏,没有标题的邮件让人非常不爽,显得你非常不职业。

  先不要写收件人地址,即使按错了钮,或者按错了快捷键,也不会发出去。

  从流程上确保不犯错误,这就是咱普通青年的牛逼之处。

【一些注意事项】

  1、2分钟法则

  邮箱自动收邮件的时间间隔设置成 2 分钟;

  简单紧急又重要的事情最好 2 分钟内马上,不要遗忘;

  邮件写好后,不要急着发,花2分钟检查一下各个细节。

  2、2步法处理

  第1步,定时查收邮件。

  重要紧急的,2分钟处理;

  重要不紧急的,马上给予回应,约定处理时间;

  其他事项标记待处理标签。

  第2步,在空闲时间,集中处理待处理邮件。

  3、禁忌

  喝酒、吵架之后,情绪不稳定的时候,千万不要发邮件;

  不要在邮件里争吵和嘲讽,谁做了谁是傻逼;

  邮件中有公司机密时,一定要仔细查看收件人,不要有不能收该信息的人。

  4、标点符号

  “!”“?”这两个标点符号在邮件里要慎用,下面这个例子,大家可以体会一下。

  请问昨天说的邮件发了吗

  读者感受——正常询问,疑问句,即使没有问号,也能看出来是在提问,情绪很平静。

  请问昨天说的邮件发了吗?

  读者感受——结合上下文语境,似乎有点反问的意思了哦。

  请问昨天说的邮件发了吗??

  读者感受——你急个毛啊!

  请问昨天说的邮件发了吗!

  读者感受——你是想说“老子耐心有限”吗?老子时间还有限呢!

  请问昨天说的邮件发了吗?!

  读者感受——你是想说“你他妈发还是不发”吗?老子还就不发了!

  请问昨天说的邮件发了吗???????!!!!!!!!!

  读者感受——这个二逼!!!!!!

  一个问号还好;

  两个问号,就显得非常着急,阅读者感受已经开始抵触了;

  叹号,让人感觉你在质疑,你在不耐烦,对方更加反感;

  问号+叹号 有骂人的感觉了;

  一串问号+一串叹号,简直就是个没素质的流氓。

【三思而后行】

   在你把邮件发出去之前检查一遍,是否有错别字,邮件中的收件人是否正确无误,邮件中提到的附件是否加入进去了;

   如果是回复的邮件,看清楚要求回复全部人还是只回复发件人。

   自己读一遍邮件内容,站在收件人的角度看是否能够理解,最好杜绝一句话里只是罗列名词,没有把事件说明白。

   一件事情应该有主、谓、宾语,必要的情况下加上定,状,补语把事情说清楚。



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现有 2 条评论

  1. Alex 2016-07-15 04:42

    波哥你的博客好久没更新咯~~~

    回复
    1. 杨 东波 2016-08-04 07:16

      没有什么时间心情写博客,都发朋友圈了,碎片化的内容更容易产出。

      回复

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